社内ポータルサイトによるノウハウ共有の話題は、一般社員向けにネットワークが整備されたのと同じくらい古い期限があるように思う。大企業では1990年代半ばころであろうか、Windows 3.1が普及をしたころからスタートし、Windows95になると爆発的に普及する。OSが標準でTCP/IPを使用したことがポイントだった。
当時のポータルサイトの目的は、通達の電子化とナレッジ共有にあった。多くの企業でNOTESを導入してアプル開発を進め、NOTES関連の資格取得者もどんどん増えていった。ただ、なかなか普及にまで至らないのが現実。いくら環境やツールが良くてもダメだということに気づき始めた。
では、社内規模でナレッジ共有や通達を広めるにはどうしたらよいのか？
◆やるべきこと
●経営層や幹部社員が率先して活用し、その有用性をアピールする
●あいさつや文書通知にポータルのことをからめて話す
●緩めの制約を決めて、ある程度外れたことは許容する
◆やってはならないこと
●経営層や幹部社員がポータルに載っていることと違うことをいう
●ポータルを見ていなかったことを過度に責める
●特定の人に情報提供やコメントを義務化する
要は、自分が使いたい、参照したい、書き込みたいと思ってもらうことを第一目的としてポータルサイトの存在を定着させることに努めることである。それが完了したら次のフェーズ、ポータルの有用化と価値・品質向上を図ればいい。一気に次のフェーズを目指さないことがコツ。
以上のことを鑑みると、ポータル構築システムはなんでも良い。現在普及しているシステムであれば、使い勝手はまず問題はない。中でも世界的に普及しているWikiの価値は高いであろう。
オープンソースこそ、ナレッジ共有の世界によく馴染む。
■広まるWikiの社内利用［CIO Magazine］
従業員にWikiを周知させる手っ取り早い方法は、経営幹部に、社内通達でWikiに言及してもらうことだ。通達の手段は、メールやニュースレター、あるいは会議など、どんな方法でもかまわない。また、ソーシャルテキストのブレナード氏によれば、Wikiを使って、従業員向けにブログ・コンテンツを発行し、認知度と利用率を高めるのも1つの方法だという。
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